Digitale Buchhaltung: so mache ich es

Steffi und ich führen unsere Unternehmen fast 100% digital. Bei uns gibt es so gut wie kein Papier in der Buchhaltung. Wir werden immer wieder gefragt, wie wir das eigentlich machen. In diesem Artikel möchte ich euch mal meinen Workflow zeigen. Ich habe den Artikel so gegliedert, wie ich die Buchhaltung bei mir monatlich erledige. Ich nutze für das Schreiben von Rechnungen, die Verwaltung von Ausgaben und die Steuererklärung das Tool sevDESK. Es ist komplett online und ich kann es einfach über den Browser von überall nutzen. Es spart mir jeden Monat eine Menge Zeit und nerven und ich möchte nie wieder ohne leben.

Rechnungseingang

Die meisten Rechnungen kommen schon in digitaler Form bei mir rein. Entweder per E-Mail oder ich muss sie in einem Portal des Anbieters herunterladen. Ich habe mir eine E-Mail-Adresse buchhaltung@… eingerichtet und lasse alle Rechnungen, da wo es geht, direkt dahin senden. Die dort eingehenden Mails leite ich direkt an sevDESK weiter. Dort gibt es eine spezielle E-Mail-Adresse dafür. Meine Belege landen dann direkt in meiner Beleg-Inbox.

Da ich monatlich nur eine Rechnung aus einem Portal herunterladen muss, mache ich das per Hand. Wenn es irgendwann mehr werden, dann würde ich einen Dienst wie „Get My Invoices“ nutzen. Dieser lädt die Rechnungen automatisch herunter und schickt sie in mein sevDESK Konto.

Kassenbelege oder Papierrechnungen scanne ich mit dem Handy und der sevSCAN App direkt ein. Diese landen auch direkt in meinem Beleg-Eingang. So habe ich alle Belege digital vorliegen. Die Papierrechnungen könnte ich nach dem Scannen und speichern in sevDESK eigentlich vernichten, dass ist mittlerweile rechtlich möglich. Da ich jedoch nicht so viele Papierbelege habe, packe ich diese alle paar Monate in einen Briefumschlag und schicke ihn nach Deutschland zum archivieren.

Rechnungsausgang bzw. Rechnungen schreiben

Im Tool kann ich zunächst meine Kunden anlegen und diesen dann Angebote schreiben und ein Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln. Auch das direkte Schreiben von Rechnungen ist möglich. Eigenes Briefpapier kann man hinterlegen, damit die Rechnungen im eigenen CI rausgehen. Über einen Editor lassen sich das Aussehen und einzelne Elemente platzieren.

Auch wiederkehrende Rechnungen sind möglich. Praktisch für Kunden, die jeden Monat eine Abrechnung erhalten. So vergesse ich die Abrechnung nicht. Die Rechnungen lassen sich direkt per E-Mail versenden, drucken oder als PDF abspeichern.

sevDESK lässt sich an verschiedene Dienste koppeln um zum Beispiel Bestellungen aus dem eigenen Onlineshop oder anderen Systemen zu importieren und daraus Rechnungen zu erstellen.

Rechnungsversand per Post brauche ich nicht. Falls ein Kunde so etwas möchte, dann könnte ich das über meinen E-Post Account erledigen. Da meine Kunden aber auch alle sehr digital sind, brauche ich das nicht.

Die Bank(en)

Eine sehr coole Funktion ist der automatische Import von Zahlungsein- und ausgängen diverser Bankkonten und Paypal und dergleichen. sevDESK importiert die Zahlungsvorgänge und bucht automatisch eingegangene Zahlungen. Ausgehende Zahlungen, also Rechnungen an mich, kann ich entweder über die vorhandenen Belege zuweisen oder auch Belege manuell hochladen. Mehr dazu im nächsten Absatz.

Die Belegerfassung

Die einzelnen Belege, die ich über App und per Mail bzw. über Schnittstellen ins mein sevDESK Konto lade, werden in einer Liste als offen dargestellt. Ich klicke diese alle 2-4 Wochen durch. Dabei erkennt das Tool die Inhalte oft von alleine und füllt mir alle Felder aus. So landen die Informationen jedes Belegs digital in der sevDESK Datenbank und ich kann sie weiter verarbeiten.

sevDESK erkennt die Inhalte der meisten Rechnungen und füllt viele Felder schon vorab richtig aus. Auch Besonderheiten wie Reverse Charge Rechnungen oder Rechnungen ohne Umsatzsteuer sind kein Problem.

Buchhaltung/ Belege buchen

Einmal im Monat muss ich meine Umsatzsteuervoranmeldung erledigen. Dabei muss ich die gezahlte Umsatzsteuer gegen die eingenommene rechnen, das elektronisch an das Finanzamt melden und den offenen Betrag überweisen. Hier spart mir sevDESK die meiste Zeit und ich bin jeden Monat wieder begeistert, wie schnell das geht.

Zuerst importiere ich die Zahlungen des letzen Monats von allen Konten. Jetzt gehe ich Zahlung für Zahlung durch und klicke den entsprechenden Beleg an. Falls einer fehlt, muss ich ihn heraussuchen und kann ihn direkt hochladen.

Wenn ich alle Zahlungen gebucht habe, checke ich noch, ob es Barbelege gibt, die ich auf die Kasse buchen muss und dann geht es weiter zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Umsatzsteuervoranmeldung

Wer kennt das nervige Ausfüllen der Formulare nicht? Vereinnahmte Umsatzsteuer, ausgegebene, Reverse Charge etc. pp. Die monatliche Meldung über das Elster-Portal des Finanzamtes hat mir jedesmal Schmerzen bereitet… Jetzt klicke ich auf Umsatzsteuervoranmeldung und sevDESK generiert diese für mich und schickt sie direkt elektronisch an das Finanzamt. Ich sehe, ob ich etwas erstattet bekomme oder zahlen muss und kann die Zahlung direkt aus sevDESK heraus durchführen.

Steuerberater

Bisher brauche ich für meine Buchhaltung keinen Steuerberater. Ich könnte diesem aber über einen DATEV-Export auch alle Daten zukommen lassen so dass dieser die weitere Buchhaltung für mich übernehmen könnte.

Mahnungen

Jede Rechnung enthält ein Zahlungsziel und durch den Import der Zahlungen weiß sevDESk wann eine Rechnung überfällig ist. Dann kann ich direkt aus dem Tool heraus eine Mahnung schreiben und versenden. Auch eine sehr praktische Funktion.

Sicherheit

Noch ein Wort zur Sicherheit. sevDESK unterstützt zwei Phasen Authentifizierung. Neben Usernamen und Passwort habe ich eine App auf dem Smartphone, die eine zeitabhängigen TAN erstellt. Damit kann sich nicht einfach jeder in meinen Account einloggen, wenn er an mein Passwort gelangt.

Preise

sevDESK gibt es in drei Varianten:

• Tarif Rechnung: zum Erstellen von Rechnungen ab 6,90 € im Monat
• Tarif Buchhaltung: Rechnungen und Buchhaltung (den Tarif habe ich) ab 13,90 € im Monat
• Tarif Warenwirtschaft: zusätzlich mit Warenwirtschaft/ Lagerverwaltung ab 39,50 € im Monat

Briefe schreiben

Ab und zu muss ich mal analoge Post verschicken. Sei es ein unterschriebener Vertrag, ein Einschreiben oder ähnliches. Dafür nutze ich einen kostenlosen E-Post Account. Hier kann ich PDFs hochladen, die dann von der Post ausgedruckt und als Brief versendet werden. Zwei bis dreimal im Jahr nutze ich diesen Service. Der Account selbst kostet nichts, der Versand eines Dokumentes einen Betrag je Seite plus Porto. Ist etwas mehr als in der Filliale aber dafür von überall auf der Welt nutzbar. Man bekommt kostenlos noch eine Faxnummer dazu. So kann man auch Faxe empfangen.

Briefe empfangen

Für den Empfang von Post haben wir die ersten Jahre den Dienst „Mutti“ genutzt. Meine Mutter hat die Post aufgemacht und scannte wichtige Dinge ein und schickte sie als Fax an meinen E-Post Account. Das hat ganz gut funktioniert, aber die Belege per Fax waren leider von automatischen Systemen nicht mehr gut zu erkennen.

Heute lassen wir unsere Post von Caya verarbeiten. Die haben für uns Nachsendeaufträge eingerichtet und unsere Post geht automatisch dort ins Scanzentrum. Die Post wird geöffnet und gescannt und wir erhalten diese als PDF.

Fazit

Ich liebe sevDESK und will nie wieder ohne. Ich habe mich relativ schnell in die Bedienung eingearbeitet, schon nach einer Stunde konnte ich fast alles nutzen und bedienen. Die Scanapp finde ich sehr gut und der automatische Abgleich von Zahlungen ist einfach eine super Zeitersparnis. Du kannst sevDESK übrigens kostenlos 14 Tage testen: Klicke hier zum testen.

Die Links zu sevDESK in diesem Artikel sind Affiliate Links. Wenn du dich dort anmeldest, bekomme ich eine kleine Provision. Für dich ändert sich im Preis nichts. Ich verlinke das Tool nicht wegen der Provision, sondern weil ich vollkommen begeistert davon bin.